Gazeta Podatkowa nr 26 (1067) z dnia 31.03.2014

Samochód w firmie - zmiany w rozliczaniu VAT

Od 1 kwietnia 2014 r. zaczną obowiązywać nowe zasady odliczania i rozliczania VAT od wydatków dotyczących pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Nowe przepisy zakładają ograniczenie prawa do odliczania VAT w stosunku do pojazdów samochodowych wykorzystywanych zarówno do działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych podatnika. Natomiast pełne odliczenie VAT będzie przysługiwało tylko w przypadku, gdy samochody te będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Ustawodawca w tym przypadku jednocześnie wprowadził "system zabezpieczający" prawidłowe odliczenie VAT.

Ograniczenie w odliczaniu

Zgodnie z podstawową zasadą podatnik VAT wykorzystujący do działalności opodatkowanej VAT samochód (nieważne, czy osobowy, czy z tzw. kratką) będzie miał prawo do odliczenia 50% kwoty podatku VAT wynikającego z faktur dokumentujących wydatki związane z tymi pojazdami.

Do tych wydatków zalicza się:

1) nabycie, import lub wytworzenie tych pojazdów oraz nabycie lub import ich części składowych,

2) używanie tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową,

3) nabycie lub import paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usługi naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z ich eksploatacją lub używaniem.

Trzeba zaznaczyć, że ograniczone prawo do odliczenia VAT w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi dotyczy tylko sytuacji, gdy pojazd używany jest do celów związanych z opodatkowaną działalnością gospodarczą, jak i do celów prywatnych.

Zdaniem Ministerstwa Finansów wystarczy jednorazowe użycie pojazdu do celów prywatnych, aby miało miejsce wykorzystywanie mieszane. Tak więc z założenia przyjęto, że każdy pojazd samochodowy służy użytkowi mieszanemu. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które prowadzą ją w swoim miejscu zamieszkania, należy uznać, że posiadany przez nie wykorzystywany w działalności samochód jest również używany do celów prywatnych.

Warto także dodać, że ustawodawca wprowadził do ustawy o VAT definicję pojazdu samochodowego, zgodnie z którą jest to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Odesłanie do prawa o ruchu drogowym oznacza, że ograniczeniem w odliczaniu VAT objęte będą pojazdy silnikowe, których konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h. Tak więc ograniczenie w odliczaniu VAT dotyczyć będzie motocykli, samochodów osobowych i pozostałych pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Ograniczenie to natomiast nie będzie dotyczyło wydatków związanych z motorowerami i ciągnikami rolniczymi.

W tym miejscu należy podkreślić, że ustawodawca w przypadku niektórych pojazdów zawiesił prawo do odliczenia VAT od zakupu paliwa. Odliczenia podatku nie będzie się stosowało do nabywanych przez podatnika do dnia 30 czerwca 2015 r. paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu:

1) samochodów osobowych,

2) innych niż samochody osobowe pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

a) 1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 425 kg,

b) 2 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 493 kg,

c) 3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 500 kg.

Zawieszenie prawa nie dotyczy sytuacji, gdy pojazdy te będą wykorzystywane przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej.

Dopuszczalna ładowność pojazdu oraz liczba miejsc (siedzeń) będzie określana na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym. Pojazdy, które w dokumentach tych nie mają określonej dopuszczalnej ładowności lub liczby miejsc, uznawać się będzie również za samochody osobowe.

Tak więc prawo do odliczenia VAT (w wysokości 50% kwoty podatku wykazanej w fakturze zakupu paliwa) zachowają podatnicy, którzy do celów mieszanych przykładowo używali samochodu innego niż samochód osobowy o dmc powyżej 500 kg.

Odliczenie 100% VAT

Omawiane ograniczenie w odliczaniu VAT nie będzie miało zastosowania:

1) w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:

a) wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub

b) konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,

2) do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Pojazdy te będą uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

1) sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub

2) konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Ministerstwo w uzasadnieniu do projektu omawianej nowelizacji ustawy o VAT wskazało przykłady, kiedy nie istnieje potencjalna możliwość użytku pojazdu dla celów prywatnych. Tak będzie, gdy:

• przedmiotem działalności podatnika jest odprzedaż tych pojazdów - wyeliminowana zostanie możliwość ich używania do celów prywatnych - samochody te nie są zarejestrowane,
   
• przedmiotem działalności podatnika jest ich wynajem, ale zostanie wyeliminowana możliwość ich używania do celów prywatnych,
   
• konstrukcja pojazdu obiektywnie wskazuje na wyłączny użytek do działalności gospodarczej, np. koparka,
   
• z posiadanej przez podatnika dokumentacji (regulaminu, umowy, zarządzenia) wynika, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej i nie ma możliwości, aby pracownik skorzystał z firmowego samochodu do celów prywatnych, np. dojazdu do miejsca zamieszkania.

Obowiązkowa ewidencja

Jak wskazano wcześniej, jeśli podatnik stwierdzi, że pojazdy samochodowe wykorzystywane przez niego do działalności gospodarczej używane będą wyłącznie do tej działalności, musi dodatkowo prowadzić (dla tych pojazdów) ewidencję przebiegu pojazdu.

Ewidencję przebiegu pojazdu będzie należało prowadzić od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

Podatnicy, którzy nabyli samochody do końca marca 2014 r., ewidencję tę muszą prowadzić począwszy od dnia, w którym poniesiono pierwszy od 1 kwietnia br. wydatek związany z tymi pojazdami.

Warunku prowadzenia tej ewidencji nie będzie w przypadku pojazdów samochodowych:

1) przeznaczonych wyłącznie do:

a) odprzedaży,

b) sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,

c) oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze,

jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.

Obowiązku prowadzenia ewidencji nie będą mieli podatnicy, którzy odliczać będą 50% kwoty podatku VAT od wydatków związanych z używaniem samochodu oraz ci, którzy nie mają prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.

Ewidencji tej nie będą musieli prowadzić także podatnicy wykorzystujący w działalności opodatkowanej VAT pojazdy, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Badania techniczne

Podatnik, który na potrzeby działalności opodatkowanej VAT używa pojazdy, których konstrukcja wklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne, nie ma obowiązku prowadzić dla tych pojazdów wcześniej omawianej ewidencji przebiegu.

Do pojazdów tych należą:

1) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:

a) klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub

b) z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

2) pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,

3) pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:

a) agregat elektryczny/spawalniczy,

b) do prac wiertniczych,

c) koparka, koparko-spycharka,

d) ładowarka,

e) podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,

f) żuraw samochodowy

- jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

Przy czym ustawodawca zastrzegł, że spełnienie wymagań dla pojazdów wymienionych powyżej w pkt 1 i 2 stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań. Natomiast w przypadku pojazdów wskazanych w pkt 3 stwierdza się to na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

Rozporządzeniem w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (na dzień oddania gazety do druku rozporządzenie nie zostało podpisane) Minister Finansów zamierza poszerzyć katalog pojazdów specjalnych o pojazdy o przeznaczeniach pogrzebowy i bankowóz (wyłącznie typu A lub B), jeżeli mają jeden rząd siedzeń albo ich dopuszczalna masa całkowita jest większa niż 3 tony. Spełnienie wymagań dla tych pojazdów stwierdzać się będzie na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

Dodatkowe badanie

Należy wskazać, że badania techniczne przeprowadzone do 31 marca br. dla pojazdów wielozadaniowych czy van zachowają swoją ważność także po 1 kwietnia 2014 r. (jeśli w pojazdach tych nie dokonano zmian, które spowodowałyby, że pojazd nie będzie spełniać warunków ustawowych). Pozostałe pojazdy wymienione we wcześniej powołanych pkt 1 lit. b) oraz 2 będą musiały przejść dodatkowe badania techniczne, jeśli podatnik będzie chciał zachować prawo do odliczenia całego podatku VAT.

Dodatkowe badanie powinno być przeprowadzone w terminie najbliższego obowiązkowego okresowego badania technicznego, nie później jednak niż przed upływem 3 miesięcy od dnia 1 kwietnia 2014 r.

Jeżeli przed terminem najbliższego obowiązkowego okresowego badania technicznego lub przed upływem wskazanych 3 miesięcy pojazdy te są przedmiotem dostawy, dodatkowe badanie techniczne powinno być przeprowadzone nie później niż przed dniem dokonania dostawy.

Ponadto ustawodawca zastrzegł, że w sytuacji, gdy w pojeździe samochodowym, dla którego wydano zaświadczenie, zostaną wprowadzone zmiany, w wyniku których pojazd nie będzie spełniał omawianych wymagań, będzie się uznawało, że nie jest on już wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej:

1) od dnia wprowadzenia zmian,

2) jeżeli nie można określić dnia wprowadzenia zmian:

a) od okresu rozliczeniowego, w którym podatnik po raz pierwszy odliczył podatek naliczony od wydatków związanych z tym pojazdem samochodowym,

b) od okresu rozliczeniowego następującego po okresie rozliczeniowym, dla którego podatnik wykaże, że pojazd samochodowy spełniał wcześniej wskazane wymagania,

- chyba że podatnik będzie dla tych pojazdów prowadził ewidencje ich przebiegu.

Informacja VAT-26

Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, będą mieli dodatkowo obowiązek złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego informację (VAT-26) o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

Jeżeli podatnik nie złoży w terminie tej informacji, uznawać się będzie, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do jego działalności gospodarczej dopiero od dnia jej złożenia. W sytuacji gdy podatnik zmieni wykorzystywanie danego pojazdu samochodowego, będzie obowiązany do aktualizacji tej informacji najpóźniej przed dniem, w którym dokona tej zmiany.

Należy podkreślić, że zarówno ewidencja przebiegu pojazdu, jak i informacja VAT-26 będą podlegały weryfikacji przez organy podatkowe.

Podatnicy, którzy nabyli samochody do końca marca 2014 r., informacje VAT-26 będą mieli obowiązek złożyć w terminie 7 dni od dnia, w którym po dniu 31 marca br. poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

W przypadku niezłożenia informacji VAT-26 lub złożenia jej niezgodnej ze stanem faktycznym podatnik będzie miał prawo do ograniczonego odliczenia VAT.

Należy podkreślić, że omawiana nowelizacja wprowadziła także odpowiednie regulacje w ustawie Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013 r. poz. 186 ze zm.). Dodano bowiem przepis art. 56a, w myśl którego podatnik, który wbrew obowiązkowi nie będzie składał właściwemu organowi podatkowemu informacji, o której mowa powyżej, albo złoży taką informację po terminie bądź też poda w niej dane niezgodne ze stanem rzeczywistym, dokonując odliczenia podatku niezgodnie z przepisami o podatku VAT, podlegać będzie karze grzywny do 720 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi sprawca tego czynu zabronionego będzie podlegał karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Maksymalna kara wyniesie zatem aż 16.128.000 zł. Jest to najwyższa przewidziana grzywna w Kodeksie karnym skarbowym.

Prawa nabyte dotyczące leasingowanych samochodów

Podatnicy używający do działalności pojazdy samochodowe na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej do końca marca 2014 r., w stosunku do których przed 1 kwietnia br. przysługuje im pełne prawo do odliczenia VAT z faktur dokumentujących np. raty leasingowe, zachowają także to prawo od tego dnia.

Prawo to ma zastosowanie w odniesieniu do umów:

1) bez uwzględnienia zmian umowy dokonywanych od dnia 1 kwietnia 2014 r. oraz

2) pod warunkiem, że:

a) pojazdy samochodowe będące przedmiotem tych umów zostały wydane podatnikowi przed dniem 1 kwietnia br.,

b) umowa została zarejestrowana przez podatnika dokonującego odliczenia u właściwego dla niego naczelnika urzędu skarbowego najpóźniej w terminie do 2 maja 2014 r.

Podatnik, który spełni te warunki, będzie miał prawo do odliczenia całego VAT z faktur dokumentujących raty leasingowe. Natomiast w stosunku do pozostałych wydatków (np. zakupu paliwa, naprawy samochodu) podatek VAT będzie odliczany na nowych zasadach.

Kiedy korekta VAT naliczonego?

Z uwagi na likwidację zwolnienia z VAT sprzedaży samochodów, przy nabyciu których podatnikowi przysługiwało ograniczone (50% lub 60% VAT, nie więcej niż 5.000 zł lub 6.000 zł) prawo do odliczenia VAT, wprowadzono także zmiany w przepisach dotyczących korekt podatku naliczonego, których celem jest częściowa rekompensata skutków likwidacji tego zwolnienia.

W sytuacji gdy w ciągu 60 miesięcy, licząc od miesiąca, w którym odpowiednio nabyto, dokonano importu lub oddano do używania pojazd samochodowy:

1) o którym mowa w art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a), tj. wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, nastąpi zmiana jego wykorzystywania na wykorzystywanie do celów działalności gospodarczej i do celów innych niż działalność gospodarcza, podatnik jest obowiązany do dokonania korekty kwoty podatku naliczonego odliczonej przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tego pojazdu,

2) w odniesieniu do którego kwotę podatku naliczonego stanowiła kwota, o której mowa w art. 86a ust. 1 (tj. 50% kwoty VAT), nastąpi zmiana jego wykorzystywania na wykorzystywanie wyłącznie do działalności gospodarczej, podatnik jest uprawniony do dokonania korekty kwoty podatku naliczonego odliczonej przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tego pojazdu (zasadę tę stosuje odpowiednio również w przypadku niezłożenia w terminie informacji VAT-26).

Gdy w okresie korekty nastąpi sprzedaż pojazdu samochodowego, uznaje się, że wykorzystanie tego pojazdu zostało zmienione na wykorzystanie wyłącznie do działalności gospodarczej, aż do końca okresu korekty.

Na potrzeby omawianej korekty uznaje się, że pojazd samochodowy odpowiednio nie jest już wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej albo jest wykorzystywany wyłącznie do takiej działalności począwszy od miesiąca, w którym nastąpiła zmiana jego wykorzystywania. Korekty tej dokonuje się w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła zmiana, w kwocie proporcjonalnej do pozostałego okresu korekty.

W przypadku gdy podatnik wykorzystuje pojazd samochodowy w działalności gospodarczej również do czynności zwolnionych od podatku bez prawa do odliczeń, kwota korekty powinna uwzględniać proporcję określoną w art. 90, zastosowaną przy odliczeniu.

Pojazdy samochodowe o wartości początkowej (wartość tę ustala się zgodnie z przepisami o podatku dochodowym) do 15.000 zł będą podlegały 12-miesięcznej korekcie (art. 90b ust. 6).

Warto dodać, że systemu korekt nie będzie się stosować w odniesieniu do pojazdów nabywanych w drodze leasingu operacyjnego, najmu, dzierżawy i innych umów o podobnym charakterze.

Ponadto należy podkreślić, że zasady dotyczące korekty VAT naliczonego stosuje się do pojazdów samochodowych nabytych, importowanych lub wytworzonych przez podatnika od 1 kwietnia 2014 r. Jednak ustawodawca zastrzegł, że mają one zastosowanie również odpowiednio do sprzedaży pojazdów samochodowych, nabytych przed 1 kwietnia br., przy nabyciu których kwotę podatku naliczonego stanowiło 50% lub 60% kwoty VAT (nie więcej niż odpowiednio 5.000 zł lub 6.000 zł).

Używanie samochodu na cele osobiste

Opodatkowaniu VAT podlega także użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż jego działalność gospodarcza, w tym w szczególności do celów osobistych np. podatnika lub jego pracowników, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Wynika to z art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

Przepis ten jednak nie będzie miał zastosowania w sytuacji, gdy podatnik użyje do celów innych niż działalność gospodarcza pojazd samochodowy nabyty, importowany lub przez niego wytworzony przed dniem 1 kwietnia br., przy którego nabyciu, imporcie lub wytworzeniu kwotę podatku naliczonego stanowiło 50% lub 60% kwoty podatku:

1) wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika,

2) należnego z tytułu:

a) świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnikiem jest ich usługobiorca,

b) dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT podatnikiem jest ich nabywca,

c) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,

3) należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a ustawy o VAT,

4) wynikającej z otrzymanego dokumentu celnego, deklaracji importowej w przypadku, o którym mowa w art. 33b ustawy, oraz z decyzji, o których mowa w art. 33 ust. 2 i 3 oraz art. 34 ustawy o VAT

- nie więcej jednak niż odpowiednio 5.000 zł lub 6.000 zł.

Art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT nie będzie miał również zastosowania w sytuacji, gdy podatnik przeznaczy na ten cel pojazd, przy nabyciu którego odliczy 50% kwoty VAT (od 1 kwietnia br.).

VAT od towarów montowanych w pojazdach samochodowych

W praktyce mogą wystąpić takie sytuacje, gdy w samochodach wykorzystywanych do celów mieszanych montowane są towary, których przeznaczenie obiektywnie wskazuje, że mogą być wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej. Przykładem takich towarów mogą być taksometry montowane w taksówkach. Od zakupu takich towarów, oraz usług ich montażu, napraw i konserwacji, VAT będzie podlegał odliczeniu w całości.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

Ustawa z dnia 7.02.2014 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 312)