Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 2 (1189) z dnia 10.01.2024

Aktualizacja VAT-26 po zakupie samochodu, gdy wcześniej wpłacono zaliczkę

Wpłaciliśmy zaliczkę na poczet zakupu samochodu. Samochód miał służyć wyłącznie celom firmowym - złożyliśmy więc informację VAT-26. Zakup samochodu miał miejsce 31 października 2023 r. Celem uzupełnienia numeru rejestracyjnego 8 listopada 2023 r. złożyliśmy aktualizację ww. informacji VAT-26. Czy aktualizacja została złożona terminowo? Czy wystąpią tu negatywne skutki w VAT?

Wykorzystywanie samochodu wyłącznie do celów firmowych

W pytaniu nie wskazano, jaki samochód podatnik kupił. Skoro jednak pytanie dotyczy informacji VAT-26 zakładamy, że chodzi o pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Generalnie podatnicy mogą odliczać 50% kwoty VAT od wydatków na ww. pojazdy samochodowe. Pełne prawo do odliczenia VAT (100%) przysługuje, jeżeli samochód służy wyłącznie celom firmowym, co powinna potwierdzać ewidencja przebiegu pojazdu i określone zasady jego używania. Dodatkowo konieczne jest złożenie do naczelnika urzędu skarbowego informacji VAT-26 o tym pojeździe w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniesie pierwszy wydatek związany z tym pojazdem, nie później jednak niż w dniu przesłania JPK_VAT za dany miesiąc.

Zaliczka jako poniesienie pierwszego wydatku na samochód

Jeżeli na poczet zakupu pojazdu wpłacono zaliczkę uznaje się, że datą poniesienia "pierwszego wydatku" jest data wpłaty zaliczki. Po wpłacie zaliczki podatnik powinien więc w ustawowym terminie złożyć VAT-26. Ponieważ jednak w momencie wpłaty zaliczki podatnik z reguły nie zna wszystkich danych, które trzeba podać w tej informacji (np. numeru rejestracyjnego, daty nabycia pojazdu), po zakupie pojazdu powinien te dane uzupełnić.

Aktualizacja VAT-26

W przypadku zmiany wykorzystywania pojazdu samochodowego podatnik jest obowiązany do aktualizacji informacji VAT-26 najpóźniej do końca miesiąca, w którym dokonał tej zmiany. Tak wynika z art. 86a ust. 14 ustawy o VAT. W praktyce przepis ten rozumiany jest szeroko i przyjmuje się, że aktualizację VAT-26 trzeba złożyć także m.in. celem uzupełnienia (lub zmiany) numeru rejestracyjnego pojazdu, a także w przypadku zaprzestania używania pojazdu (np. w związku z jego sprzedażą).

Przepisy nie wskazują jednak żadnego innego terminu na aktualizację VAT-26, niż wyżej wskazany. Ministerstwo Finansów odpowiadając na pytanie naszego Wydawnictwa w dniu 1 marca 2023 r. wyjaśniło, że ww. termin dotyczy także sprzedaży pojazdu (ze względu na brak odmiennych regulacji ustawowych). Czy to oznacza, że uzupełnienia numeru rejestracyjnego w informacji VAT-26 należy także dokonać w ww. terminie? A jeżeli tak - w którym momencie uznać, że nastąpiła "zmiana przeznaczenia pojazdu" - w dniu jego rejestracji (np. przez salon samochodowy), czy w dniu, w którym podatnik odbiera zarejestrowany pojazd z salonu, tj. data podpisania protokołu odbioru (daty te nie muszą być identyczne)?

Ponieważ w omawianej sprawie podatnik powinien jedynie uzupełnić dane wskazane w informacji VAT-26 (nie następuje tu żadna zmiana przeznaczenia pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 14 ustawy o VAT) uważamy, że jeżeli podatnik odebrał samochód pod koniec października 2023 r., a aktualizację VAT-26 złożył w pierwszych dniach listopada 2023 r. (przed złożeniem JPK_VAT za październik 2023 r.), nie powinno to wywołać negatywnych skutków w VAT. Zaznaczamy jednak, że powyższe jest wyłącznie stanowiskiem redakcji i nie wynika z przepisów.

Konieczna zmiana przepisów

Skoro ustawodawca chce, aby podatnicy aktualizowali informację VAT-26 także w przypadku, gdy nie następuje zmiana przeznaczenia pojazdu (np. jak w omawianej sprawie - celem uzupełnienia numeru rejestracyjnego pojazdu), powinien to wyraźnie wskazać w przepisach i określić termin tej aktualizacji uwzględniając realia występujące w praktyce.