Samochód małżonków w działalności gospodarczej

Małżonkowie prowadzą odrębne firmy handlowe. Posiadają wspólność majątkową. Samochód ciężarowy jest w ewidencji środków trwałych w firmie męża. Przy czym jest on również wykorzystywany w firmie żony.

1) Czy między małżonkami musi być spisana umowa najmu?

Z chwilą zawarcia małżeństwa, o ile małżonkowie nie postanowią inaczej, powstaje między nimi z mocy ustawy wspólność majątkowa (wspólność ustawowa) obejmująca przedmioty majątkowe nabyte w czasie jej trwania przez oboje małżonków lub przez jednego z nich (majątek wspólny). Tak stanowi art. 31 § 1 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2012 r. poz. 788). Z kolei z dalszych przepisów tej ustawy wynika, że:

każdy z małżonków jest uprawniony do współposiadania rzeczy wchodzących w skład majątku wspólnego oraz do korzystania z nich w takim zakresie, jaki daje się pogodzić ze współposiadaniem i korzystaniem z rzeczy przez drugiego małżonka (art. 34¹),
oboje małżonkowie mają równe udziały w majątku wspólnym (art. 43 § 1).

Mając na względzie powołane przepisy należy stwierdzić, że jeżeli między małżonkami istnieje wspólność majątkowa, a samochód został nabyty ze środków należących do majątku wspólnego, wówczas:

niezależnie który z nich wykorzystuje i na jakie cele, oboje małżonkowie pozostają jego właścicielami,
mają oni równe prawo do korzystania z niego.

Jeżeli samochód wchodzi w skład majątku wspólnego małżonków, to nie może być przedmiotem umowy najmu zawartej między mężem i żoną.

Z tego względu niezasadne jest zawieranie między mężem i żoną umowy najmu tego pojazdu. W takim przypadku każdy z nich ma prawo wykorzystywać go dla potrzeb prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej bez potrzeby sporządzania umowy najmu.

2) Czy żona musi prowadzić dla samochodu ciężarowego "kilometrówkę", aby wydatki z tytułu jego używania na potrzeby działalności rozliczać w kosztach?

Kilometrówka to potoczna nazwa ewidencji przebiegu pojazdu. Konieczność jej prowadzenia dotyczy wyłącznie samochodów osobowych używanych dla potrzeb działalności podatnika, ale tylko tych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, w tym także stanowiących własność przedsiębiorcy (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof - Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Wyznacza ona kwotę wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych, które mogą być odniesione do kosztów.

Wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu ustawodawca nie wprowadził w stosunku do samochodu ciężarowego, nawet jeżeli nie jest on wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Przy czym, aby wydatki związane z jego używaniem (np. paliwo), mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów:

samochód ten musi być wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej,
podatnik musi posiadać tytuł do takiego samochodu (prawo własności lub współwłasności lub użytkować go na podstawie umowy najmu, użyczenia lub leasingu), a także dowody stanowiące podstawę do ujęcia wydatków w kosztach (np. faktury, rachunki).

Należy w tym miejscu wskazać, że jeżeli małżonkowie prowadzą odrębnie działalność gospodarczą i każdy z nich jest właścicielem samochodu na prawach majątkowej wspólności ustawowej i wykorzystuje go na potrzeby swojej działalności, to w firmie obu małżonków stanowi on środek trwały. Oczywiście przy założeniu, że jest on kompletny i zdatny do użytku, a przewidywany okres jego używania na potrzeby działalności prowadzonych przez oboje małżonków jest dłuższy nich rok (art. 22a ust. 1 ustawy o pdof).

Ustalając wartość początkową omawianego samochodu należy kierować się zasadą określoną w art. 22g ust. 11 ustawy o pdof. Wynika z niej, że w razie gdy składnik majątku stanowi współwłasność podatnika, wartość początkową tego składnika ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności tego składnika majątku. Przy czym gdy stanowi on wspólność majątkową małżonków, to wówczas zasada ta:

nie ma zastosowania - jeżeli tylko jeden z małżonków wykorzystuje go w działalności gospodarczej,
ma zastosowanie - jeżeli małżonkowie wykorzystują składnik majątku w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie.

W opisywanym stanie faktycznym małżonkowie prowadzą odrębne działalności gospodarcze i korzystają w nich ze wspólnego samochodu ciężarowego. Oznacza to, że żaden z nich nie ma prawa do naliczania amortyzacji od całej jego wartości początkowej. Każdy z nich dla celów amortyzacji samochodu powinien przyjąć 50% jego wartości.

3) Czy od zakupionego paliwa do samochodu żona może odliczyć VAT?

Podatnik VAT zasadniczo ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Wynika to z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054). Przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Od powyższej zasady ustawodawca wprowadził szereg wyjątków. Jeden z nich dotyczy odliczenia VAT przy nabyciu paliwa do samochodów. Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się bowiem do nabywanych przez podatnika paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony i niespełniających warunków określonych w art. 3 ust. 2 pkt 1-7 ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz ustawy o transporcie drogowym (Dz. U. z 2010 r. nr 247, poz. 1652 ze zm.). W przepisie tym wymienia się m.in.:

1) pojazdy samochodowe mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van.

2) pojazdy samochodowe mające więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u których długość części przeznaczonej do przewozu ładunków przekracza 50% długości pojazdu,

3) pojazdy samochodowe, które mają otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,

4) pojazdy samochodowe konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą - jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

Spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych w pkt 1-4 stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Z pytania Czytelnika nie wynika, czy do prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystuje on samochód ciężarowy, który spełnia warunki uprawiające do odliczenia VAT naliczonego od zakupu paliwa nabytego do jego napędu. Jeżeli jednak taki samochód użytkuje, ma prawo do odliczenia VAT.

Przy czym w sytuacji przedstawionej w pytaniu, aby Czytelniczka miała prawo do odliczenia VAT, zakup paliwa musi być związany z prowadzaną przez nią działalnością opodatkowaną VAT i zakup ten powinien być udokumentowany fakturą VAT wystawioną na jej firmę.