Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 32 (823) z dnia 10.11.2013

Powypadkowa naprawa samochodu firmowego - aspekt podatkowy i bilansowy

Dla celów podatkowych wydatki poniesione na powypadkową naprawę firmowych samochodów nie zawsze mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Zależy to od tego, czy samochód (osobowy lub ciężarowy) był objęty ubezpieczeniem. Kwestie podatkowe związane z rozliczeniem takich wydatków oraz z otrzymanym odszkodowaniem opisujemy w tym artykule z uwzględnieniem VAT i ewidencji księgowej.

1. Rozliczenie dla celów podatku dochodowego

Ujęcie w kosztach podatkowych wydatków na powypadkowy remont

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PDOF). Dotyczy to zarówno samochodów osobowych, jak i ciężarowych, ustawodawca nie dokonał tu bowiem żadnego rozróżnienia.

Zatem w myśl przywołanych przepisów, wydatki na powypadkowy remont samochodu:

• będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów - jeśli samochód został objęty ubezpieczeniem dobrowolnym,
   
• nie będą kosztem podatkowym - jeśli samochód nie został objęty ww. ubezpieczeniem.

Poza posiadaniem dobrowolnego ubezpieczenia ustawodawca nie wprowadził żadnego dodatkowego warunku, od spełnienia którego uzależnione jest ujmowanie omawianych wydatków w kosztach podatkowych. Należy mieć jednak na uwadze ogólne zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z którymi, kosztami podatkowymi mogą być te wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP i art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF). Ponadto muszą być one racjonalne i ekonomicznie uzasadnione. W związku z tym, przed zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków na powypadkowy remont samochodu, trzeba wziąć pod uwagę również okoliczności, które towarzyszyły temu wypadkowi. Na aspekt ten zwrócił uwagę m.in. NSA w wyroku z 1 czerwca 2011 r., sygn. akt II FSK 75/10. Sąd odmówił podatnikowi prawa do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków na naprawę samochodu uszkodzonego w wyniku wypadku spowodowanego przez nietrzeźwego pracownika, mimo posiadania ubezpieczenia dobrowolnego, argumentując:

"(…) każdy wydatek, w celu objęcia go reżimem prawnym kosztów uzyskania przychodów, powinien zostać oceniony w relacji do zasadniczego wymogu działania w celu osiągnięcia przychodu, o którym mowa w (…) art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. Od oceny takiej nie mogą być zwolnione wydatki na remonty powypadkowe samochodów objętych ubezpieczeniem dobrowolnym;

(…) Prowadzenia samochodu w stanie nietrzeźwości nie można zasadnie uznać za działanie w celu osiągnięcia przychodu; jest to także postępowanie zakazane przez odpowiednie przepisy prawa o ruchu lądowym, prawa o wykroczeniach lub przez prawo karne. W tym stanie rzeczy koszty remontu powypadkowego i inne związane z tym wydatki stanowią naprawienie szkody spowodowanej zakazanym przez prawo działaniem, pozostają w bezpośrednim związku skutkowo-przyczynowym z działaniem, które nie miało na celu osiągnięcia przychodu. (…)"

Wydatki na powypadkowy remont samochodu należą do kosztów pośrednio związanych z przychodami. Przypomnijmy, że takie koszty zasadniczo ujmuje się w kosztach uzyskania przychodów w dacie poniesienia, tj. w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie faktury/rachunku, a w razie ich braku - innego dowodu.

Jeśli w związku z wypadkiem podatnik musiał odholować uszkodzony samochód, to poniesione na ten cel wydatki kwalifikuje do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych. Posiadanie dobrowolnego ubezpieczenia samochodu lub też jego brak pozostaje w tym przypadku bez znaczenia.

Przychód z tytułu otrzymanego odszkodowania

Co do zasady, otrzymane odszkodowanie stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. W przypadku odszkodowań rekompensujących szkody komunikacyjne może być jednak tak, że przychód w ogólne nie wystąpi albo tylko część odszkodowania będzie przychodem. Kwalifikacji tych odszkodowań do przychodów należy dokonywać w oparciu o art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o PDOP i art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PDOF. Na podstawie tych przepisów, do przychodów nie zalicza się zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów.

A zatem, jeśli:

• podatnik ujął w kosztach uzyskania przychodów wydatki na powypadkową naprawę samochodu (samochód był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym) - cała wartość otrzymanego odszkodowania stanowi przychód podatkowy,
   
• wydatki nie stanowiły kosztu uzyskania przychodu, gdyż samochód nie był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym - wówczas wartość odszkodowania (otrzymanego od ubezpieczyciela sprawcy wypadku) w części, w jakiej pokrywa wydatki na ww. remont, nie jest przychodem podatkowym; przychodem z chwilą otrzymania jest nadwyżka odszkodowania nad kosztami naprawy samochodu.

Zasadność rozliczenia otrzymanego odszkodowania w przedstawiony wyżej sposób potwierdziło również Ministerstwo Finansów w nadal aktualnym piśmie z 27 kwietnia 2007 r., nr MB8/232/2007, stanowiącym odpowiedź na zapytanie naszego Wydawnictwa:

"(…) w świetle art. 12 ust. 4 pkt 6a updop, nie zalicza się do przychodów otrzymanego odszkodowania w kwocie odpowiadającej kosztom remontu powypadkowego samochodu, które nie zostały zaliczone do kosztów podatkowych. Przychodem będzie natomiast nadwyżka otrzymanego odszkodowania nad poniesionymi kosztami remontu powypadkowego uszkodzonego samochodu. (…)"

2. Prawo do odliczenia VAT od wydatków na powypadkowy remont

W ustawie o VAT brak jest regulacji, które w sposób szczególny odnosiłyby się do odliczania VAT od wydatków na powypadkowy remont samochodu. Zatem prawo do odliczenia VAT od tych wydatków przysługuje podatnikowi na zasadach ogólnych, tj. będzie mógł on odliczyć VAT, jeżeli wydatki te wykazują związek z czynnościami opodatkowanymi (zob. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

W świetle powyższego, jeśli remontowany samochód:

• służy czynnościom opodatkowanym - podatnik może odliczyć VAT od wydatków na jego naprawę w pełnej wysokości,
   
• nie służy czynnościom opodatkowanym - podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT od ww. wydatków,
   
• służy działalności mieszanej (tj. opodatkowanej i nieopodatkowanej) - podatnik może odliczyć VAT od wydatków remontowych w oparciu o wskaźnik proporcji, ustalony zgodnie z art. 90 ustawy o VAT.

Prawo do odliczenia VAT z faktury dokumentującej powypadkową naprawę samochodu przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (zob. art. 86 ust. 10 pkt 1 i ust. 11 ustawy o VAT).

Na marginesie wspomnijmy, że od 1 stycznia 2014 r. zmienią się terminy odliczania VAT. Pisaliśmy o tym w Biuletynie Informacyjnym nr 31 z 1 listopada br., w artykule pt. "Rewolucyjne zmiany w VAT w 2014 r.".

Dodajmy, że otrzymanie ww. odszkodowania nie rodzi obowiązku wykazania VAT należnego z tego tytułu. Zdarzenie to pozostaje bowiem poza zakresem ustawy o VAT.

3. Ewidencja w księgach rachunkowych

Wydatki na powypadkową naprawę samochodu, a także otrzymane od ubezpieczyciela odszkodowanie, są powiązane z działalnością operacyjną jednostki w sposób pośredni. Z tego względu ujmuje się je w księgach rachunkowych odpowiednio na koncie pozostałych kosztów operacyjnych lub pozostałych przychodów operacyjnych. Ewidencję księgową operacji związanych z naprawą samochodu oraz z otrzymaniem odszkodowania przedstawimy na przykładzie liczbowym, odnosząc się do sytuacji, w której odszkodowanie przekazywane jest bezpośrednio do warsztatu samochodowego.

Dekretacja:

Księgowania:

4. Ujęcie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) wpisują do tej księgi wydatki na powypadkową naprawę samochodów tylko wtedy, gdy uszkodzony samochód był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym i ww. wydatki stanowiły koszty uzyskania przychodów. Dniem poniesienia kosztu jest w tym przypadku data wystawienia faktury dokumentującej koszty naprawy (zob. art. 22 ust. 6b ustawy o PDOF). Zatem pod datą wystawienia faktury podatnik ujmie ww. koszt w kolumnie 13 księgi "Pozostałe wydatki".

Także kwota otrzymanego odszkodowania powinna zostać ujęta w PKPiR, o ile oczywiście odszkodowanie to stanowi przychód podatkowy. Przychód ten zasadniczo powstaje w dacie otrzymania odszkodowania (o czym pisaliśmy wcześniej) i pod tą datą powinien być wpisany w kolumnie 8 księgi "Pozostałe przychody". Jeśli odszkodowanie jest przekazane bezpośrednio na konto warsztatu samochodowego, to podatnik powinien dokonać ww. zapisu pod datą przekazania środków pieniężnych warsztatowi.