Przychód pracownika z tytułu korzystania z firmowego auta

Jeżeli pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych, to uzyskuje przychód ze stosunku pracy. Stosownie do art. 12 ust. 1 updof, za przychody ze stosunku pracy uważa się m.in. wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Sposób ustalania przychodu z nieodpłatnych świadczeń z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych określają przepisy art. 12 ust. 2a-2c updof. Jak wynika z treści art. 12 ust. 2a updof, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

1) 250 zł miesięcznie - dla samochodów:

a) o mocy silnika do 60 kW,

b) stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1289) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy,

2) 400 zł miesięcznie - dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.

Z kolei art. 12 ust. 2b updof, wskazuje sposób obliczania wartości świadczenia, gdy pracownik korzysta z samochodu w prywatnych celach, tylko przez część miesiąca. W takim przypadku wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 wyżej wymienionych kwot. Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w sposób opisany wyżej i odpłatnością ponoszoną przez pracownika (por. art. 12 ust. 2c updof).

Określona wartość pieniężna nieodpłatnego świadczenia przysługująca pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy - jako właściciel samochodu - musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym (por. interpretację ogólną Ministra Finansów z 11 września 2020 r., nr DD3.8201.1.2020, w sprawie zryczałtowanego przychodu związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych).

Zasady korzystania przez pracowników z samochodów służbowych w celach prywatnych wymagają odpowiedniego udokumentowania, np. poprzez odpowiedni zapis w zakładowym regulaminie używania samochodów firmowych lub zawarcie z pracownikiem umowy o nieodpłatnym używaniu samochodu służbowego do celów prywatnych.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Wynika tak z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146 ze zm.). Do przychodów ze stosunku pracy zaliczeniu podlega m.in. wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Ten rodzaj przychodu nie został wyłączony z podstawy wymiaru składek ZUS. Wobec tego wartość uzyskanego przez pracownika przychodu z tytułu nieodpłatnego używania samochodu służbowego do celów prywatnych, ustaloną zgodnie z art. 12 ust. 2a updof, pracodawca zobowiązany jest doliczyć pracownikowi do przychodów ze stosunku pracy uzyskanych w danym miesiącu i od łącznej kwoty naliczyć składki ZUS.

W świetle art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym m.in. do celów osobistych jego pracowników, uznawane jest zasadniczo za odpłatne świadczenie usług, podlegające opodatkowaniu VAT. Zasada ta ma zastosowanie tylko wtedy, gdy podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia VAT z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Z treści art. 8 ust. 5 ustawy o VAT wynika, że zasada ta nie ma zastosowania w przypadku używania samochodu służbowego do celów prywatnych pracowników podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwało - w całości lub w części - prawo do odliczenia 50% kwoty VAT z tytułu:

1) nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów lub

2) nabycia, importu lub wytworzenia części składowych do tych pojazdów, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Z powyższych przepisów wynika, że w przypadku gdy podatnik udostępnia nieodpłatnie swojemu pracownikowi należący do jego przedsiębiorstwa samochód, mamy do czynienia z nieodpłatnym świadczeniem usług, które co do zasady podlega opodatkowaniu VAT. Jeżeli jednak z tytułu nabycia pojazdów samochodowych podatnikowi przysługiwało ograniczone prawo do odliczenia, to nieodpłatne udostępnianie ich pracownikom do celów prywatnych nie podlega opodatkowaniu VAT.

W księgach rachunkowych pracodawcy nie ujmuje się przychodu z tytułu nieodpłatnego korzystania przez pracownika z samochodu służbowego do celów prywatnych doliczonego pracownikowi statystycznie w danym miesiącu do wynagrodzenia (w celu ustalenia zaliczki na podatek oraz składek ZUS). Ewidencji podlega wyłącznie naliczona zaliczka na podatek dochodowy oraz potrącone składki ZUS od ustalonego nieodpłatnego świadczenia. Składki te oraz zaliczkę na podatek dochodowy można zaksięgować na podstawie listy płac.

Przykład

I. Założenia:

1. W regulaminie zakładowym spółki z o.o. wprowadzono możliwość wykorzystania przez pracowników samochodów służbowych do celów prywatnych oraz określono zasady rozliczania pracowników z tego tytułu.
2. W październiku 2024 r. pracownik "X" wykorzystywał samochód służbowy o mocy silnika do 60 kW do celów służbowych oraz prywatnych przez cały miesiąc. U pracownika powstał przychód z tytułu nieodpłatnego używania firmowego auta do celów prywatnych w wysokości: 250 zł. Miesięczne wynagrodzenie tego pracownika wynosiło: 8.000 zł brutto. Pracownik nie należy do PPK.
3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4, a wynagrodzenia za pracę za dany miesiąc wypłacane są w ostatnim dniu roboczym tego miesiąca.
4. Rozliczenie składkowo-podatkowe pracownika "X" za październik 2024 r.:

II. Dekretacja:

III. Księgowania: