Jak zaksięgować faktury za paliwo i raty leasingowe?

Podpisaliśmy umowę leasingu operacyjnego samochodu osobowego, który będzie wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Kupujemy do niego paliwo oraz co miesiąc będziemy opłacać zgodnie z fakturą ratę leasingową. Mamy prawo odliczyć 50% VAT naliczonego z faktur za paliwo i raty leasingowe, gdyż nie prowadzimy dla celów VAT szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych nieodliczony VAT? Czy powinniśmy go odnieść w układzie rodzajowym na konto kosztów jako podatki i opłaty?

VAT naliczony, który na podstawie przepisów ustawy o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.) nie podlega odliczeniu, stanowi, co do zasady, składową ceny nabycia. W myśl art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości ceną nabycia jest cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu pomniejszona m.in. o podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług. To oznacza, że niepodlegający odliczeniu VAT naliczony powinien zwiększyć cenę nabycia zakupionego materiału, towaru, czy usługi.

W księgach rachunkowych niepodlegający odliczeniu VAT jest zatem ewidencjonowany łącznie z wartością netto np. zakupionego paliwa czy raty leasingowej. Nie można go ujmować oddzielnie na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Podatki i opłaty). W przypadku zakupu paliwa kwota VAT niepodlegającego odliczeniu zwiększy wartość netto paliwa na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii). Z kolei księgując w kosztach ratę leasingową, trzeba odpowiednio zwiększyć wartość netto tej raty na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce).

VAT niepodlegający odliczeniu zwiększa w ewidencji księgowej wartość netto wydatków związanych z pojazdami samochodowymi.

Z pytania wynika, że jednostka nie prowadzi dla celów VAT szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. W związku z tym od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi (używanymi również w ramach umowy najmu, dzierżawy, leasingu oraz innych umów o podobnym charakterze), w tym m.in. od wydatków dotyczących nabycia paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych wydatków związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów (np. rat leasingowych), podatnik ma prawo odliczyć 50% podatku naliczonego. Wynika to z art. 86a ustawy o VAT.

Jednostka, o której mowa w pytaniu, faktury za zakup paliwa oraz faktury dotyczące rat leasingowych może wprowadzać do ksiąg rachunkowych w następujący sposób:

a) wartość brutto faktury

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony w części podlegającej odliczeniu (50%)

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto powiększona o VAT niepodlegający odliczeniu (50%)

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii albo Usługi obce) lub konto zespołu 5,

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".