Koszty naprawy powypadkowej samochodu i wynajmu samochodu zastępczego

Osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą rozliczaną na podstawie księgi podatkowej. W 2015 r. kolizji drogowej uległ samochód osobowy zaliczony do środków trwałych i objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC. Samochód ten został naprawiony w grudniu 2015 r. i w tym samym miesiącu została wystawiona faktura za naprawę. Do czasu naprawy korzystano z samochodu zastępczego. Faktura za wynajem samochodu zastępczego została wystawiona w grudniu. Pod jaką datą ująć fakturę za wynajem samochodu zastępczego w księdze prowadzonej metodą uproszczoną, skoro odszkodowanie zostanie przyznane najprawdopodobniej w 2016 r.?

Skoro stanowiący środek trwały samochód osobowy, który uległ kolizji, był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym AC, wydatki na jego naprawę powypadkową mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości (por. art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o pdof - Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Podatnik, który prowadzi księgę metodą uproszczoną, określoną w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof, potrąca koszty w dacie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). Stąd koszt wynikający z faktury za naprawę samochodu powinien był zostać wpisany do kolumny 13 księgi "Pozostałe wydatki" w grudniu 2015 r. pod datą wystawienia faktury.

Jeśli chodzi o używanie samochodu zastępczego, należy wskazać, że inaczej rozliczana jest opłata za wynajem takiego auta, a inaczej koszty jego bieżącej eksploatacji.

Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej mogą być odniesione w całości bezpośrednio w koszty podatkowe. Nie są one ograniczone limitem tzw. kilometrówki, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Koszt z faktury za wynajem auta zastępczego należało więc wpisać do księgi podatkowej w kolumnie 13 pod datą wystawienia tej faktury.

Za to limit kilometrówki będzie miał zastosowanie do kosztów eksploatacji samochodu zastępczego, takich jak np. wydatki na paliwo, opłaty za autostrady czy opłaty za parkowanie tego samochodu na płatnych parkingach. Wydatki takie, w myśl art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof, będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów jedynie do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu osoba używająca pojazd jest obowiązana prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. W przypadku nieprowadzenia ewidencji przebiegu dla samochodu zastępczego, wydatki na jego eksploatację nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof). Stawka za 1 km przebiegu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ wynosi 0,5214 zł, a powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Warto przypomnieć, że niepodlegający odliczeniu VAT naliczony od wydatków związanych z używaniem samochodu zastępczego może także stanowić koszt podatkowy - z uwzględnieniem limitu kilometrówki.

Wartość wydatków na eksploatację samochodu zastępczego mieszczących się w omawianym limicie należy ująć w kolumnie 13 księgi podatkowej po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków. Wynika to z pkt 13 objaśnień stanowiących załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2014 r. poz. 1037).

Kalkulator kosztów używania samochodu do celów służbowych (do wysokości kilometrówki) jest dostępny w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.

Na powyższe zapisy w księdze podatkowej nie ma wpływu to, czy podatnik otrzyma odszkodowanie z tytułu wypadku i kiedy je otrzyma. Odszkodowanie za straty powstałe w wyniku kolizji w samochodzie objętym ubezpieczeniem dobrowolnym AC będzie stanowić dla podatnika przychód, na podstawie art. 14 ust. 2 pkt 12 ustawy o pdof. Pod datą otrzymania tego przychodu powinien wpisać jego kwotę w kolumnie 8 księgi podatkowej "Pozostałe przychody". Gdyby odszkodowanie obejmowało zwrot kosztów eksploatacji samochodu zastępczego, rozliczanych kilometrówką, to jego wartość odpowiadającą tej części wydatków, która nie zmieściła się w kilometrówce, należy uznać za zwrot innych wydatków niezaliczonych do kosztów podatkowych. Skutkuje to tym, że wartość odszkodowania w tej części nie będzie stanowiła przychodu podatkowego (art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o pdof), a zarazem nie będzie podlegała ujęciu w księdze podatkowej.