Ewidencja księgowa faktury za paliwo na przełomie roku

Otrzymaliśmy w styczniu 2017 r. fakturę za zakup paliwa, który miał miejsce w grudniu 2016 r. Faktura ta została wystawiona w styczniu br. Czy powinniśmy wprowadzać ją do ksiąg 2016 r. czy 2017 r.?

Koszt zakupionego w grudniu 2016 r. paliwa, potwierdzony fakturą wystawioną w styczniu 2017 r., powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych 2016 r.

Generalną zasadą wynikającą z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości jest, że do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każdą operację gospodarczą, która wystąpiła w tym okresie. Również zasada memoriału, określona w art. 6 ust. 1 tej ustawy wymaga, aby w księgach rachunkowych ujmować m.in. wszystkie obciążające jednostkę koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że w kosztach grudnia 2016 r. konieczne jest ujęcie wszystkich kosztów dotyczących tego okresu, nawet jeśli wynikają one z faktur wystawionych i otrzymanych w styczniu 2017 r. (przy założeniu, że księgi za 2016 r. nie zostały jeszcze zamknięte).

Koszty na przełomie roku mogą zostać zaewidencjonowane na dwa sposoby:

a) ujęcie w księgach 2016 r. całej faktury, tj. łącznie z VAT, wystawionej i otrzymanej w styczniu 2017 r. (przykład),

b) ujęcie na podstawie dowodu PK w księgach 2016 r. kosztów dotyczących grudnia 2016 r., a w księgach 2017 r. - faktury wystawionej w styczniu 2017 r. (kwota brutto i VAT naliczony podlegający odliczeniu).

Przykład

Założenia

W dniu 10 stycznia 2017 r. jednostka otrzymała fakturę z datą wystawienia 3 stycznia 2017 r. za zakup w dniu 30 grudnia 2016 r. paliwa do samochodu ciężarowego. Wartość brutto faktury to 492 zł (w tym VAT naliczony 92 zł - do rozliczenia w styczniu 2017 r.).
Jednostka księguje faktury z przełomu roku w całości pod datą 31 grudnia. Koszty ewidencjonuje tylko w zespole 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
Zapisy w grudniu 2016 r.
1. Faktura za zakup paliwa:
a) wartość brutto	492 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	92 zł	22-2	30
c) wartość netto paliwa	400 zł	40	30
Zapisy w styczniu 2017 r.
1. PK - przeksięgowanie VAT naliczonego:	92 zł	22-2	22-2