Rozliczenie powypadkowej naprawy samochodu

W myśl zasady ostrożności w wyniku finansowym jednostki, bez względu na jego wysokość, należy uwzględnić wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne oraz wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne (zob. art. 7 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości). Dotyczy to również zdarzeń ujawnionych pomiędzy dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Rozwiązanie powyższe jest możliwe nawet wtedy, gdy ubezpieczyciel do końca roku nie wypłacił środków pieniężnych, pod warunkiem jednak, że kwota roszczenia została zaakceptowana przez obydwie strony umowy ubezpieczenia, a decyzja o przyznanym odszkodowaniu wpłynęła do jednostki jeszcze przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za rok obrotowy, w którym szkoda wystąpiła. Ważne jest także, aby w takiej sytuacji sprawozdanie finansowe nie było jeszcze zatwierdzone.

W przypadku gdy decyzja w sprawie odszkodowania nie dotarła do momentu zamknięcia ksiąg rachunkowych, wskazane jest, aby oszacowaną w sposób wiarygodny kwotę odszkodowania ująć jako rozliczenia międzyokresowe przychodów, zapisem:

Kwotę odszkodowania ujętą na koncie 84 jednostka zaliczy do przychodów w następnym roku obrotowym w dacie otrzymania decyzji od ubezpieczyciela.

Wydatki poniesione przez jednostkę na powypadkową naprawę samochodu ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym szkoda miała miejsce. Księgowanie to może przebiegać zapisem:

Tego rodzaju rezerwę tworzy się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

W następnym roku obrotowym poniesione wydatki związane z naprawą jednostka rozliczy następująco:

Jak wynika z pytania ubezpieczyciel przekazał na rachunek bankowy warsztatu część odszkodowania przed wykonaniem remontu. W związku z tym warsztat wystawił na spółkę fakturę potwierdzającą otrzymanie przedpłaty. Otrzymaną fakturę zaliczkową spółka może wprowadzić do ksiąg rachunkowych według ogólnych zasad, zapisem:

Jeśli jednostka do ewidencji księgowej nabycia usług nie stosuje konta 30 "Rozliczenie zakupu", to z otrzymanej faktury zaliczkowej księguje tylko VAT naliczony, zapisem:

Przypominamy, że w przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych obowiązują ograniczenia w zakresie odliczania VAT z tytułu wydatków dotyczących eksploatacji pojazdu, jak również jego napraw. Jeżeli jednostka odlicza jedynie 50% VAT (na podstawie art. 86a ust. 1 pkt 1 i art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT), firma ubezpieczeniowa pokrywa koszty naprawy (przyznaje odszkodowanie) do wysokości netto faktury wraz z pozostałą częścią VAT niepodlegającego odliczeniu. Pełne prawo do odliczenia VAT z tytułu naprawy powypadkowej samochodu osobowego ma podatnik, którego samochód osobowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej (zob. art. 86a ust. 3 pkt 1a ustawy o VAT). Samochód osobowy uznaje się za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, gdy sposób wykorzystywania tego pojazdu określony w ustalonych przez niego zasadach jego używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza użycie tego samochodu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą (zob. art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT).

Biorąc pod uwagę przepisy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody te nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (autocasco - AC) - por. art. 16 ust. 1 pkt 50 updop i art. 23 ust. 1 pkt 48 updof. Oznacza to, że aby wydatki na naprawę powypadkową samochodu mogły stanowić koszt podatkowy, konieczne jest, by samochód ten posiadał ubezpieczenie dobrowolne.

W przypadku opisanym w pytaniu samochód był objęty takim ubezpieczeniem, a więc powołany przepis nie ma zastosowania. Przy założeniu, że naprawiony samochód będzie służył prowadzonej przez spółkę działalności, koszty powypadkowej naprawy samochodu spełniają przesłanki, do uznania ich za koszty podatkowe.

Otrzymane odszkodowanie stanowi przychód podlegający opodatkowaniu. Przychód podatkowy w związku z otrzymanym odszkodowaniem należy wykazać niezależnie od tego, czy zakład ubezpieczeniowy wypłaci odszkodowanie bezpośrednio na rachunek bankowy podatnika, czy na rachunek firmy, która dokonywała naprawy uszkodzonego samochodu. Forma rozliczenia podatnika z zakładem ubezpieczeniowym nie ma znaczenia. Odszkodowanie uzyskane od ubezpieczyciela stanowi przychód podatkowy w momencie jego otrzymania (tj. generalnie w momencie wpływu środków pieniężnych na rachunek podatnika).

Przykład

Naprawa powypadkowa samochodu osobowego, gdy rozliczenie następuje
bezpośrednio między ubezpieczycielem a warsztatem

I. Założenia:

1. Samochód osobowy spółki objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC, będący jej środkiem trwałym uległ wypadkowi. Samochód ten jest wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Jednostka odlicza 50% kwoty VAT z faktur dokumentujących ponoszone wydatki na eksploatację tego samochodu.
    
2. Spółka otrzymała decyzję o przyznanym odszkodowaniu w kwocie: 5.575 zł. Ubezpieczyciel przekazał odszkodowanie za naprawę bezpośrednio na rachunek bankowy warsztatu samochodowego.
    
3. Warsztat wystawił fakturę za naprawę w kwocie: 5.000 zł netto plus VAT: 1.150 zł. VAT podlegający odliczeniu przez spółkę wynosi: 575 zł.
    
4. Jednostka zapłaciła pozostałą część VAT: 575 zł na konto bankowe warsztatu samochodowego.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Przykład

Naprawa powypadkowa samochodu osobowego na przełomie roku,
gdy rozliczenie następuje bezpośrednio między ubezpieczycielem a warsztatem

I. Założenia:

1. Samochód będący własnością spółki objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC uległ wypadkowi w grudniu 2016 r. Samochód jest wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Jednostka odlicza 50% kwoty VAT z faktur dokumentujących ponoszone wydatki na eksploatację tego samochodu.
    
2. W grudniu 2016 r. firma ubezpieczeniowa przyznała spółce, na podstawie kosztorysu powypadkowego, odszkodowanie w wysokości: 11.150 zł.
    
3. Spółka zleciła warsztatowi samochodowemu naprawę pojazdu. W grudniu 2016 r. na konto warsztatu wpłynęła część odszkodowania w wysokości: 4.000 zł z firmy ubezpieczeniowej. Warsztat wystawił na spółkę fakturę zaliczkową.
    
4. Naprawa zakończyła się w styczniu 2017 r. i w tym miesiącu spółka otrzymała fakturę od warsztatu na kwotę: 12.300 zł (w tym VAT: 2.300 zł), pomniejszoną o kwotę zaliczki. Pozostało zatem do zapłaty: 8.300 zł.
    
5. W styczniu 2017 r. ubezpieczyciel przelał na konto warsztatu pozostałą część przyznanego odszkodowania w kwocie: 7.150 zł (tj.: 11.150 zł - 4.000 zł).
    
6. Spółka zapłaciła warsztatowi jedynie wartość VAT podlegającego przez nią odliczeniu w kwocie: 1.150 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2016 r.

B. Zapisy w księgach 2017 r.