Jak ująć w księgach koszty mandatu zapłaconego za pracownika ze środków firmy?

Jestem osobą fizyczną prowadzącą samodzielnie działalność gospodarczą, zobowiązaną obecnie do prowadzenia pełnej księgowości. Jak w księgach rachunkowych ujmuje się koszty, których nie zalicza się do kosztów podatkowych (tj. koszty niestanowiące kosztów uzyskania)? Chodzi o mandat w kwocie 500 zł wystawiony przez Inspekcję Transportu Drogowego dla kierowcy za brak pełnej dokumentacji samochodu.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym nie powinny mieć wpływu na przebieg ewidencji księgowej kosztów, który powinien odbywać się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości.

Koszty związane z mandatem zapłaconym za pracownika ze środków firmy zalicza się w księgach rachunkowych w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, jako koszty pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki (zob. art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości), które ujmuje się na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne". W celu wyodrębnienia w pozostałych kosztach operacyjnych kosztów niezaliczanych w świetle przepisów podatkowych do kosztów uzyskania przychodów można utworzyć konto analityczne, na którym będą ujmowane wyłącznie tego typu wydatki.

Ewidencja księgowa mandatu oraz jego zapłaty może przebiegać zapisami:

1) zarachowanie kwoty mandatu zapłaconego za pracownika w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne"
(w analityce: Koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów),
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

2) uregulowanie mandatu za pracownika z rachunku bieżącego firmy:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Ustalając natomiast podstawę opodatkowania w celu wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy należy pomniejszyć całość kosztów o koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów zgromadzone między innymi na koncie analitycznym np. 76-1/1. Zwracamy przy tym uwagę, że tworzenie kont analitycznych w celu wyodrębnienia kosztów niepodatkowych nie jest jedynym sposobem na monitorowanie wysokości tych kosztów w jednostce, a raczej jedną z możliwości. Obecnie wiele zależy od rozwiązań, jakie daje obsługiwany przez jednostkę program księgowy.