Koszty używania samochodu niebędącego własnością firmy

Na potrzeby firmy użytkujemy samochody osobowe niebędące naszą własnością (umowa najmu). Jak ewidencjonować kilometrówkę w księgach rachunkowych?

Do ksiąg rachunkowych, w przypadku używania niebędących własnością firmy samochodów osobowych, wprowadza się wszystkie wydatki związane z ich używaniem (tj. eksploatacją, utrzymaniem i remontem) na podstawie dowodów źródłowych (np. faktur, rachunków). Dopiero przy ustalaniu kosztów dla celów podatkowych ich wysokość porównuje się z kwotą limitu wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Kwot wynikających z kilometrówki nie ujmuje się w księgach rachunkowych.

Wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią - co do zasady - koszt uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii kilka ograniczeń. Dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niebędących własnością podatnika.

W świetle przepisów podatkowych wydatki z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niebędących własnością firmy mogą stanowić podatkowy koszt uzyskania przychodu, co do zasady, wyłącznie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach (por. art. 16 ust. 1 pkt 51 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt 46 updof).

Jednocześnie, warunkiem zaliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego do podatkowych kosztów uzyskania przychodu (w granicach limitu) jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Ograniczenia te nie dotyczą samochodów używanych na podstawie umowy leasingu (co wynika z art. 16 ust. 3b updop i odpowiednio art. 23 ust. 3b updof).

Wydatki dotyczące używania samochodu osobowego niebędącego własnością jednostki dla potrzeb działalności gospodarczej rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.

Jeżeli zatem faktyczne wydatki są niższe od limitu wynikającego za dany okres z ewidencji przebiegu pojazdu, to kosztem uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków (a nie kwota limitu). Jeśli zaś suma faktycznych wydatków jest wyższa od limitu kilometrówki za dany okres, to nadwyżka wydatków ponad ten limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym samym okresie. Może się to jednak okazać możliwe w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Aby sprostać wymaganiom przepisów podatkowych wskazane jest wyodrębnienie w księgach rachunkowych kosztów dotyczących samochodów osobowych używanych na podstawie umów najmu. Jednostka może do poszczególnych kont kosztów rodzajowych wyodrębnić konta, na których będą gromadzone koszty związane z używaniem przedmiotowych samochodów, np.:

konto 40-1-2 "Zużycie materiałów i energii - paliwo - samochód o nr rej. CC 0000",
konto 40-2-2 "Usługi obce - czynsz najmu - samochód o nr rej. CC 0000".

Można również utworzyć nowe konto rodzajowe, np. 40-7 "Koszty używania samochodów osobowych niebędących własnością firmy" z podziałem na poszczególne pojazdy i w dalszej analityce poszczególne rodzaje kosztów (paliwo, czynsz najmu, części zamienne itp.).

Przykład

I. Założenia:

1. W sierpniu 2013 r. spółka wynajęła od firmy zewnętrznej samochód osobowy marki "X" o nr rej. PO 0000 i poj. silnika pow. 900 m³. Pracownik użytkujący ten pojazd przekazał do rozliczenia faktury za paliwo na kwotę: 1.900 zł. Ponadto spółka otrzymała fakturę za najem tego pojazdu w kwocie: 2.140 zł (w tym: 400,16 zł VAT). Zgodnie z przedstawioną i zatwierdzoną przez pracodawcę ewidencją przebiegu pojazdu pracownik w sierpniu przejechał: 4.000 km × 0,8358 zł/km = 3.343,20 zł.

2. Koszty związane z używaniem samochodów niebędących własnością spółki ujmowane są na koncie kosztów rodzajowych 40-7 "Koszty używania samochodów osobowych niebędących własnością firmy" z podziałem na poszczególne pojazdy i w dalszej analityce poszczególne rodzaje kosztów (np. paliwo i czynsz najmu).

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. FZ - zakup paliwa do samochodu niebędącego własnością jednostki
a) obciążenie kosztów rodzajowych	1.900,00 zł	40-7	30
b) uznanie pracownika	1.900,00 zł	30	23-4
2. FZ - czynsz najmu samochodu osobowego
a) wartość brutto	2.140,00 zł	30	21
b) VAT podlegający odliczeniu: 400,16 zł × 60% =	240,10 zł	22-1	30
c) wartość netto wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu: 1.739,84 zł + 160,06 zł =	1.899,90 zł	40-7	30

Należy zauważyć, iż w przypadku usługobiorców użytkujących samochody osobowe na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, kwotę podatku naliczonego stanowi 60% kwoty podatku naliczonego od czynszu lub innych płatności wynikających z zawartej umowy. Suma kwot w całym okresie użytkowania nie może przekroczyć kwoty 6.000 zł.

III. Księgowania:

Koszty używania samochodu niebędącego własnością firmy

Konta analityczne do 40-7

Według ewidencji księgowej koszty używania wynajmowanego samochodu wyniosły narastająco: 3.799,90 zł, zaś zgodnie z przedstawioną i zatwierdzoną przez pracodawcę ewidencją przebiegu pojazdu: 3.343,20 zł. Tak więc spółka zaliczy do kosztów podatkowych kwotę: 3.343,20 zł.