Ujęcie polis ubezpieczeniowych w księgach rachunkowych

Jednostka wykupiła dwie polisy ubezpieczeniowe na samochody osobowe (OC i NNW) na rok 2013/2014. Pierwsza polisa, wystawiona 1.10.2013 r., została opłacona gotówką, a druga, wystawiona 21.10.2013 r., została uregulowana przelewem 2.12.2013 r. Jednostka prowadzi rachunek kosztów w zespole 4 i stosuje uproszczenia w ewidencji rozliczeń międzyokresowych polegające na ujmowaniu kosztów rozliczanych w czasie z pominięciem wstępnego ujęcia ich na kontach zespołu 4. Jak zaksięgować polisy ubezpieczeniowe w pierwszym i drugim przypadku?

Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Wynika to z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 wymienionej ustawy).

Z pytania wynika, że okres ubezpieczenia samochodów osobowych dotyczy dwóch lat obrotowych (2013 i 2014 r.). Nie ulega zatem wątpliwości, że kwota składek ubezpieczeniowych wynikająca z polis ubezpieczeniowych powinna zostać zakwalifikowana do czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów i ujęta w księgach rachunkowych na koncie 64 "Rozliczenie międzyokresowe kosztów" (w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów). Składki ubezpieczeniowe dotyczące 2013 r. należało odnieść w koszty działalności operacyjnej 2013 r., natomiast część dotycząca 2014 r. obciąży koszty tego właśnie roku.

Ewidencja kosztów ubezpieczenia komunikacyjnego w jednostce prowadzącej rachunek kosztów tylko na kontach zespołu 4 (tj. według rodzajów) mogła przebiegać zapisami:

a) kwota składek wynikająca z polis

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zakład ubezpieczeniowy),

b) zarachowanie kosztów do rozliczenia w czasie

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" (w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów),

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) zapłata składek ubezpieczeniowych

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zakład ubezpieczeniowy),

- Ma konto 10 "Kasa", konto 13-0 "Rachunek bieżący",

d) odpis składek ubezpieczeniowych dotyczących 2013 r.

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" (w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów).

Z uwagi na to, że obie polisy ubezpieczeniowe zostały wystawione w październiku 2013 r., w tym właśnie miesiącu powinny zostać wprowadzone do ksiąg rachunkowych (każda z nich odrębnie). Należy zaznaczyć, że o momencie ujęcia w księgach rachunkowych kosztów ubezpieczenia (majątkowego czy komunikacyjnego) nie decyduje data zapłaty składek ubezpieczeniowych.

W pytaniu wskazano, że jednostka stosuje uproszczenie w ewidencji kosztów rozliczanych w czasie polegające na pominięciu wstępnego ujmowania ich na kontach zespołu 4. Tego rodzaju uproszczenie można stosować, o ile nie zniekształca to w istotny sposób obrazu sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki. Informację o przyjętym uproszczeniu kierownik jednostki powinien zamieścić w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ewidencja składek ubezpieczeniowych w takim przypadku przebiegać mogła zapisami:

a) kwota składek ubezpieczeniowych - na podstawie polis

- Wn konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" (w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe),

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zakład Ubezpieczeniowy),

b) kwota składek obciążająca koszty 2013 r.

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty),

- Ma konto 64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" (w analityce: Czynne rozliczenia międzyokresowe),

c) zapłata składek ubezpieczeniowych

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zakład Ubezpieczeniowy),

- Ma konto 10 "Kasa", konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Na dzień bilansowy (tj. 31 grudnia 2013 r.) kwota składek ubezpieczeniowych dotycząca 2014 r. pozostanie na koncie 64 jako saldo debetowe tego konta (po stronie Wn). Podlegać ona będzie wykazaniu w aktywach bilansu w pozycji B.IV.

Jednostka stosująca uproszczenie w ewidencji kosztów rozliczanych w czasie polegające na pominięciu wstępnego ich ujmowania na kontach zespołu 4 powinna pamiętać, aby salda konta 64 nie uwzględniać przy ustalaniu zmiany stanu produktów.