Ewidencja kosztów zakupu samochodu ciężarowego przeznaczonego do działalności mieszanej

Firma zakupiła w maju 2014 r. samochód ciężarowy z jednym rzędem siedzeń, który przeszedł pozytywnie dodatkowe badania techniczne (zaświadczenie VAT-2). Zostanie on wprowadzony do ewidencji środków trwałych i będzie wykorzystywany w działalności opodatkowanej, jak i zwolnionej z VAT. Zgodnie z fakturą cena zakupu tego samochodu wyniosła netto 56.250 zł plus 23% VAT - 12.937,50 zł. W maju poniesiono także dodatkowe koszty związane z tym samochodem, w tym koszty kontroli i przeglądu oraz opłatę recyklingową. W czerwcu 2014 r. dokonano rejestracji tego samochodu. Z kolei w lipcu 2014 r. poniesiono koszty dodatkowego badania technicznego tego samochodu. Jak należy ująć w księgach rachunkowych wymienione koszty?

Samochód ciężarowy, który spełnia warunki dla środków trwałych określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, należy w miesiącu przyjęcia go do używania wprowadzić do ewidencji środków trwałych, w wartości początkowej równej cenie jego nabycia. Cena ta obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę do dnia przyjęcia środka trwałego do używania, w tym m.in. niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług. Wynika to z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości.

Uwzględniając stan faktyczny przedstawiony w pytaniu należy uznać, że na wartość początkową zakupionego samochodu ciężarowego, który będzie wykorzystywany zarówno w działalności opodatkowanej, jak i zwolnionej z VAT składać się będzie w szczególności:

a) cena jego zakupu, jak i

b) podatek VAT - w części niepodlegającej odliczeniu,

c) koszty związane z zakupem poniesione w maju i czerwcu 2014 r. (do dnia jego rejestracji), czyli: koszty kontroli i przeglądu samochodu, opłata recyklingowa.

W wartości początkowej tego samochodu jednostka obowiązana jest uwzględnić także koszty jego rejestracji, bowiem dopiero po dopuszczeniu tego samochodu do ruchu drogowego można uznać, że jest on zdatny do użytku. Koszty związane z zakupem samochodu ciężarowego ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych (faktur, rachunków, dowodów opłat) zapisami:

1. Faktura za zakup, kontrolę i przegląd samochodu ciężarowego:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki",

b) VAT - w części podlegającej odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

2. Opłata recyklingowa oraz za rejestrację samochodu.

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący".

3. OT - wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Koszty dotyczące samochodu ciężarowego, o którym mowa w pytaniu, poniesione po wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych nie zwiększają jego wartości początkowej. Podlegają zaliczeniu do kosztów działalności operacyjnej w miesiącu ich poniesienia. W rozważanym przypadku koszty przeglądu technicznego przeprowadzonego w lipcu 2014 r. należy w tym miesiącu ująć w księgach zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W sytuacji wskazanej w pytaniu jednostka ma prawo do odliczenia całej kwoty VAT naliczonego przy jego zakupie. Jednak z uwagi na to, że samochód będzie wykorzystywany do działalności mieszanej (opodatkowanej i zwolnionej), jest ona zobowiązana uwzględnić stosowany przez nią wskaźnik proporcji. W takim przypadku w rozliczeniu za okres, w którym podatnik nabył samochód (bądź za jeden z dwóch okresów następnych) dokonuje wstępnego odliczenia podatku naliczonego na podstawie ww. wskaźnika.

Następnie w pierwszej deklaracji składanej po zakończeniu roku, podatnik powinien dokonać stosownej korekty podatku naliczonego, przy czym w stosunku do kwot podatku naliczonego związanego z zakupem samochodu (środka trwałego) korekta dotyczy tylko 1/5 podatku naliczonego (więcej na ten temat pisaliśmy w GP nr 61 z br. na str. 6).

Ewidencja korekty podatku naliczonego przebiegać będzie zapisami:

1) korekta zwiększająca kwotę podatku naliczonego podlegająca odliczeniu od podatku należnego:

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Korekta VAT naliczonego - zwiększenie),

2) korekta zmniejszająca kwotę podatku naliczonego podlegająca odliczeniu od podatku należnego

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" (w analityce: Korekta VAT naliczonego - zmniejszenie),

- Ma konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie".