Aktualizacja systemu nawigacji satelitarnej

Wykupiliśmy na dwa lata aktualizację systemu nawigacji satelitarnej do służbowego samochodu. Czy taki wydatek należy rozliczać w czasie przez rozliczenia międzyokresowe kosztów? Wartość zakupionej aktualizacji to 250 zł.

Przepisy ustawy o rachunkowości stanowią generalnie, iż koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych powinny być rozliczane w czasie. W sytuacji zatem, gdy koszt aktualizacji systemu nawigacji satelitarnej dotyczy kilku okresów sprawozdawczych, wskazane jest rozliczać go za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów". Jeżeli jednak koszt tej aktualizacji jest dla jednostki nieistotny, to może zastosować uproszczenie na podstawie art. 4 ust. 4ustawy o rachunkowości i jego wartość odnieść bezpośrednio w koszty, zapisem:

– Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub konto zespołu 5,
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" lub 24 "Pozostałe rozrachunki".

Jeżeli bowiem koszt aktualizacji systemu nawigacji satelitarnej nie jest z punktu widzenia jednostki znaczący, to jednostka może zastosować uproszczenie polegające na zaliczeniu całej kwoty jednorazowo w koszty i nie rozliczaniu jej w czasie, o ile nie będzie to stało w sprzeczności z zasadą istotności.

Zasada istotności wyraża się w tym, że określając zasady (politykę) rachunkowości należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Zasadę istotności stosuje się z uwzględnieniem art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, który wprowadza możliwość stosowania uproszczeń, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Uproszczenia można zastosować w odniesieniu do zagadnień mniej znaczących, nieistotnych z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ciągłości. Przyjęte do stosowania uproszczenia powinny zapewnić rzetelne informacje, nie deformując stanu aktywów i pasywów oraz wyniku finansowego jednostki.

Należy mieć przy tym na uwadze, że nawet jeśli pojedyncza wielkość uproszczenia jest nieistotna, to kilka takich uproszczeń łącznie może stanowić znaczącą kwotę. Dlatego też zasadnym może być rozliczanie w czasie nawet niewielkich kwot.