Rozliczenia z pracownikami z tytułu nieodpłatnego używania samochodów służbowych w celach prywatnych

Jak zaksięgować kwoty (ryczałty) za nieodpłatne korzystanie z samochodów służbowych w celach prywatnych, doliczane pracownikom do przychodów ze stosunku pracy?

Udostępnianie pracownikowi bezpłatnie samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający oskładkowaniu i opodatkowaniu. Przy czym jako nieodpłatne świadczenie nie jest ujmowany w księgach rachunkowych, natomiast składki ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy ustaloną od kwoty tego świadczenia księguje się na podstawie listy płac.

Wartość uzyskanego przychodu z tytułu nieodpłatnego wykorzystywania przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych pracodawca dolicza do przychodu ze stosunku pracy uzyskanego przez pracownika w danym miesiącu i od tej kwoty przychodu nalicza składki ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. W księgach rachunkowych składki oraz podatek naliczone i potrącone w związku z powstaniem przychodu podatkowego z tytułu nieodpłatnego świadczenia uzyskanego przez pracownika ujmuje się na podstawie listy płac, w miesiącu otrzymania tego świadczenia zapisami:

1) składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez
pracownika oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne:

– Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
– Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
(w analityce: Rozrachunki publicznoprawne z ZUS),

2) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych:

– Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
– Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
(w analityce: Rozrachunki publicznoprawne z urzędem skarbowym),

3) składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez
pracodawcę, składka na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych
Świadczeń Pracowniczych finansowane przez pracodawcę:

– Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"
lub odpowiednie konto zespołu 5,
– Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
(w analityce: Rozrachunki publicznoprawne z ZUS).

Z kolei VAT należny od nieodpłatnych świadczeń, jeśli pracodawca z tego tytułu był zobowiązany go wykazać, ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

– Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty" lub odpowiednie konto
zespołu 5,
– Ma konto 22-2 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu
VAT należnego".