Zwrot kaucji za urządzenie viaBOX

Spółka z o.o. w 2011 r. wpłaciła kaucję za urządzenia viaBOX zamontowane w samochodach ciężarowych. Została ona zaliczona do kosztów działalności operacyjnej i ujęta na koncie przeznaczonym do ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. W czerwcu 2015 r. kaucja ta została zwrócona przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad. Czy kaucja ta została prawidłowo ujęta w księgach rachunkowych w 2011 r.? Jak należy zaksięgować jej zwrot w czerwcu br.?

Zapłacone kaucje, jako świadczenia zwrotne, nie stanowią kosztów bilansowych. Zatem jednorazowej kaucji wpłaconej przez użytkownika dróg płatnych za urządzenia pokładowe o nazwie viaBOX nie należy ujmować w księgach rachunkowych na koncie wynikowym przeznaczonym do ewidencji kosztów, lecz na odpowiednim koncie rozrachunkowym (tj. w zespole 2). Odbywa się to na podstawie dowodu potwierdzającego jej zapłatę, zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Kaucja za urządzenie viaBOX),

- Ma konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Na dzień bilansowy kwotę kaucji pozostającą na koncie 24 (jako saldo Wn tego konta) wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji B.II.2 lit. c) "Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek - inne" (zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości).

W przypadku zdania urządzenia viaBOX kaucja jest zwracana użytkownikowi. Warunkiem jej zwrotu jest sprawność urządzenia i brak zaległości w płatnościach z tytułu opłaty elektronicznej za przejazd drogami płatnymi. Zwrot kaucji ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem odwrotnym do przedstawionego wcześniej, tj.:

- Wn konto 10 "Kasa" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Kaucja za urządzenie viaBOX).

Gdyby urządzenie viaBOX z winy użytkownika uległo np. uszkodzeniu, kaucja przepada. Jej wartość odnosi się w takim przypadku do pozostałych kosztów operacyjnych zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Kaucja za urządzenie viaBOX).

Spółka z o.o., o której mowa w pytaniu, popełniła błąd zaliczając kwotę wpłaconej kaucji do kosztów działalności operacyjnej w roku jej zapłacenia. Wynik finansowy za 2011 r. został więc wykazany w nieprawidłowej, zaniżonej kwocie. Skutki błędów popełnionych w latach ubiegłych koryguje się w sposób określony w art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Z tego przepisu wynika, że jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za rzetelnie i jasno przedstawiające sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy jednostki, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (strata) z lat ubiegłych". Uwzględniając treść tego przepisu należy wskazać, że jeżeli kwota popełnionego w 2011 r. błędu nie jest w ocenie spółki istotna, nie zniekształca sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego za 2011 r., to w celu jego skorygowania należy ująć kwotę korekty w księgach rachunkowych bieżącego (2015) roku na koncie 24. Drugostronnie odnosi się jej wartość na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". Odbywa się to zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Kaucja za urządzenie viaBOX),

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne" (w analityce: Kaucja - korekta błędu z 2011 r.).

Natomiast jeżeli błąd popełniony w 2011 r. jest w ocenie spółki istotny, wówczas kwotę korekty należy ująć w bieżącym roku na koncie 24, odnosząc drugostronnie jej wartość na konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" zapisem:

- Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Kaucja za urządzenie viaBOX),

- Ma konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego" (w analityce: Kaucja - korekta błędu z 2011 r.).