Gazeta Podatkowa nr 22 (1272) z dnia 17.03.2016

Prywatne samochody w użytkowaniu firmowym

Do prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi wykorzystują prywatne auta należące do nich samych, ich pracowników i zleceniobiorców oraz stanowiące własność osób trzecich - zazwyczaj znajomych lub członków rodziny. Korzystanie z prywatnych samochodów w prowadzeniu działalności wywołuje określone skutki w podatku dochodowym.

Auto przedsiębiorcy i członka rodziny

Najczęściej używanymi w prowadzeniu działalności gospodarczej samochodami prywatnymi są auta osobowe stanowiące własność przedsiębiorców lub im użyczone. Wydatki związane z ich używaniem mogą stanowić firmowe koszty podatkowe, jednak w ograniczonej wysokości.

Na potrzeby kosztowego rozliczenia takich wydatków podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. W odniesieniu do wszystkich samochodów osobowych, których nie wprowadzono do ewidencji środków trwałych, zarówno należących do podatnika, jak i do osób trzecich, ustawodawca wprowadził bowiem wymóg limitowania tzw. wydatków eksploatacyjnych. Z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof wynika, że omawiane wydatki nie stanowią firmowych kosztów podatkowych w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W razie jej braku omawiane wydatki nie stanowią kosztu (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof).

Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że gdyby przedsiębiorca wykorzystywał w prowadzeniu firmy prywatny samochód własny lub należący do osób trzecich niebędący osobowym, wskazane ograniczenia nie miałyby zastosowania, gdyż tej kategorii samochodów one nie dotyczą. Wydatki związane z ich używaniem podlegają rozliczeniu w kosztach firmowych w pełnej poniesionej wysokości.

Ewidencja przebiegu pojazdu oraz miesięczne zestawienie wydatków z tytułu używania samochodu osobowego dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Podatki dochodowe.

W odniesieniu do każdego samochodu używanego na podstawie umowy użyczenia należy natomiast wskazać, że po stronie przedsiębiorcy takie używanie będzie generowało przychód z nieodpłatnych świadczeń zaliczany do źródła, jakim jest działalność gospodarcza. Przychód taki generalnie podlega opodatkowaniu. Jego wartość, zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o pdof, powinien on ustalić na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług odpłatnego udostępniania takich pojazdów. Przychód ten może korzystać ze zwolnienia od podatku na warunkach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 125 ustawy o pdof jedynie wówczas, gdy użyczającym auto jest osoba zaliczona do I lub II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn. Do wskazanych grup podatkowych należą m.in.: małżonek, dzieci, rodzice, pasierb, zięć, synowa, rodzeństwo, ojczym, macocha i teściowie.

Samochody pracownicze

Prywatne samochody pracowników wykorzystywane są w firmie zarówno do odbywania jazd lokalnych, jak i podróży służbowych. Z tytułu ich używania na cele firmowe pracownicy otrzymują zwrot kosztów z tym związanych. W jazdach lokalnych następuje to w formie miesięcznego ryczałtu na zasadach przewidzianych w obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniu Ministra Infrastruktury (Dz. U. z 2003 r. nr 27, poz. 271 ze zm.) lub w ramach tzw. kilometrówki. Kilometrówką rozlicza się również przejazdy prywatnym autem w pracowniczych delegacjach.

Kwoty wypłacanych pracownikom zwrotów wydatków za jazdy lokalne oraz przejazdy własnym autem w podróżach służbowych generalnie obciążają koszty firmowe u pracodawcy, jednak nie zawsze w pełnej poniesionej wysokości. Z przepisów art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o pdof wynika bowiem, że możliwość obciążania kosztów pracodawcy wydatkami z tego tytułu jest ograniczona. W jazdach lokalnych mogą one stanowić koszt podatkowy do wysokości określonej w przepisach przywołanego już rozporządzenia lub w wysokości nieprzekraczającej iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu. Kilometrówka ogranicza również rozliczanie w kosztach podatkowych należności za przejazdy w podróżach służbowych. Stąd, gdy pracodawca wypłaci pracownikowi jeden z omawianych zwrotów w wysokości wyższej niż przewidziany przepisami, nadwyżka ponad te limity nie stanowi kosztu podatkowego.

Omawiane świadczenia po stronie pracownika stanowią przychód ze stosunku pracy, który - jeżeli dotyczy jazd lokalnych - generalnie podlega opodatkowaniu. Zwolnienie od podatku dla tego typu należności stosuje się bowiem wyłącznie wówczas, gdy obowiązek ponoszenia omawianych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do tego zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof). Możliwość taką przewidują odrębne ustawy, np. dla listonoszy czy pracowników służby leśnej. Tylko wówczas omawiane należności są zwolnione od podatku dochodowego. Jeżeli natomiast chodzi o należności za przejazdy w podróżach służbowych, to korzystają one ze zwolnienia od podatku w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof w granicach tzw. kilometrówki.

Środek transportu zleceniobiorcy

Umowa zlecenia może przewidywać zwrot zleceniobiorcy należności za korzystanie przez niego z prywatnego samochodu osobowego przy jej wykonywaniu. Wówczas dla zleceniodawcy wypłacone z tego tytułu kwoty będą stanowiły koszty podatkowe, podobnie jak wynagrodzenie za wykonanie tej umowy, a dla zleceniobiorcy będą przychodem z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof. Przychód ten będzie opodatkowany, jeżeli auto będzie używane w jazdach lokalnych.

Natomiast zwrot kosztów przejazdu samochodem w podróży odbytej przez zleceniobiorcę jest zwolniony od podatku w warunkach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o pdof, czyli - podobnie jak u pracowników - do wysokości kilometrówki. Nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)