Gazeta Podatkowa nr 68 (1839) z dnia 26.08.2021

Prywatne samochody w firmie osoby fizycznej

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą wykorzystują na jej potrzeby nie tylko samochody należące do firmowego majątku. Oprócz nich użytkują m.in. samochody prywatne stanowiące ich własność oraz należące do innych osób. Rozliczając w kosztach podatkowych wydatki związane z wykorzystaniem takich pojazdów na potrzeby firmowe, zobowiązani są, będąc podatnikami pdof, uwzględniać ograniczenia w tym zakresie funkcjonujące w podatku dochodowym.

Samochód pracowniczy

• jazdy lokalne i podróże służbowe

W wielu firmach popularną praktykę stanowi wykorzystywanie do celów firmowych prywatnych samochodów pracowników. Pracodawcy korzystają z tej możliwości zarówno do odbywania przez pracowników jazd lokalnych, jak i podróży służbowych. Pracownicy użytkujący w ten sposób prywatne samochody do wykonywania powierzonych im obowiązków otrzymują od pracodawcy zwrot kosztów z tym związanych. W jazdach lokalnych zwrot ten dokonywany jest w formie miesięcznego ryczałtu na zasadach przewidzianych w obowiązującym w tym zakresie rozporządzeniu Ministra Infrastruktury (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.) lub w ramach tzw. kilometrówki. Kilometrówką rozlicza się również przejazdy prywatnym autem w pracowniczych delegacjach.

Kwoty dokonywanych pracownikom zwrotów wydatków za jazdy lokalne przedsiębiorcy mogą rozliczać w kosztach podatkowych w wysokości limitowanej w sposób określony w art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o pdof. Z zawartych w nim uregulowań wynika, że wydatki ponoszone w związku z użytkowaniem na potrzeby firmowe takich samochodów w jazdach lokalnych podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych do wysokości określonej w przepisach powołanego rozporządzenia lub w wysokości nieprzekraczającej iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu ustalanej na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Jednocześnie w art. 23 ust. 5 ustawy o pdof ustawodawca wskazał, że brak takiej ewidencji skutkuje brakiem możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych analizowanych wydatków. Natomiast gdy przedsiębiorca będący pracodawcą dokona zwrotu omawianych kosztów w wysokości przewyższającej kwoty przewidziane przepisami, wówczas nadwyżka ponad te limity nie stanowi kosztu podatkowego (przykład 1).

Kalkulatory wydatków samochodowych dostępne są w serwisie kalkulatory.gofin.pl.

Z kolei w sytuacji, w której pracodawca zgadza się na odbycie przez pracownika podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym, tzw. rozporządzenie w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) obliguje go do dokonania na rzecz pracownika m.in. zwrotu kosztów przejazdu tym pojazdem. Zwrot ten następuje w formie kilometrówki w oparciu o prowadzoną przez pracownika ewidencję przebiegu pojazdu.

I tu również wydatki związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika w podróżach służbowych - podobnie jak w przypadku jazd lokalnych odbywanych takim samochodem - są w kosztach uzyskania przychodu w firmie pracodawcy limitowane. Podlegają one bowiem wyłączeniu z kosztów firmowych w części przekraczającej kwotę wynikającą z tzw. kilometrówki (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o pdof). Stąd, gdy pracodawca zwróci pracownikowi wydatki związane z używaniem w podróży służbowej jego prywatnego samochodu osobowego w kwocie wyższej niż wynikająca z kilometrówki ustalonej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, nadwyżka ponad wyznaczający ją limit nie podlega rozliczeniu w firmowych kosztach podatkowych.

• autostrady i parkingi

Dokonując przejazdów prywatnymi samochodami pracownicy, zasadniczo głównie w podróżach służbowych, poza zakupem paliwa ponoszą również inne wydatki z tymi przejazdami związane, w tym m.in. na opłaty za korzystanie z autostrad i parkingów.

Według fiskusa zwrot tych opłat przez pracodawcę podlega rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodów wyłącznie w ramach tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu pracownika, co oznacza, że podlega on limitowaniu. Fiskus posługuje się bowiem w analizowanym zakresie słownikową definicją pojęcia "kosztów używania". Zgodnie z nią "wydatek" oznacza "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" znaczy "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek". W oparciu o przedstawioną interpretację analizowanego pojęcia organy podatkowe przyjmują, że wydatkami z tytułu używania przez pracownika w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy są wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb pracodawcy, zatem ich zakres mieści opłaty za autostrady i parkingi. To, w ich opinii, wiąże się z koniecznością limitowania kilometrówką rozliczania ich wartości w kosztach (przykład 2).

Własne auto zleceniobiorcy

Wykonując zawarte umowy, również wielu zleceniobiorców korzysta ze swoich prywatnych aut. Z tego względu w zawieranych przez firmy z osobami fizycznymi umowach zlecenia coraz częściej można spotkać zapisy o finansowaniu im dodatkowych kosztów ponoszonych w związku z wykonywaniem zlecenia, w tym używania prywatnych samochodów.

Z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof wynika, że - z zastrzeżeniem niemającym znaczenia w analizowanej kwestii - z tytułu kosztów używania samochodu osobowego innego niż prywatny samochód podatnika, gdy samochód ten wykorzystywany jest do celów tzw. mieszanych, rozliczeniu w kosztach podatkowych podlega 75% wydatków poniesionych na ten cel. Podatnik VAT, ustalając 75% limit wydatków na paliwo zaliczanych do kosztów podatkowych, powinien wziąć również pod uwagę uregulowania zawarte w art. 23 ust. 5a ustawy o pdof. Ten z kolei przepis wskazuje, że obliczając kwotę wydatków na używanie samochodu podlegającą ujęciu w kosztach podatkowych, przedsiębiorca uwzględnia 50% kwoty VAT naliczonego, która zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu.

Ponieważ z przywołanych uregulowań nie wynika wprost, że mają one zastosowanie jedynie do samochodów osobowych stanowiących składniki majątku podatnika, to należy przyjąć, że dotyczą one każdego samochodu osobowego używanego, czy to na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy, czy też każdej innej umowy cywilnoprawnej, w tym także samochodu będącego własnością członka zarządu, zleceniobiorcy, udziałowca używanego przez niego w celu odbycia podróży służbowej. Takie podejście do omawianej kwestii potwierdziło Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 9 kwietnia 2020 r. W tych samych objaśnieniach resort wskazał, że zwrot analizowanych wydatków powinien być uregulowany aktem, z którego wynikałby obowiązek ponoszenia kosztów z tytułu używania samochodu. Obowiązek taki może być przewidziany m.in. w zawartej umowie cywilnoprawnej o używanie samochodu na potrzeby przedsiębiorcy.

Zatem, gdy prywatny samochód osobowy zleceniobiorcy służy realizacji umówionego zlecenia, to spełnia przesłankę pojazdu używanego zarówno na potrzeby działalności gospodarczej podatnika (tu: zleceniodawcy), jak też na cele niezwiązane z tą działalnością. Zatem wydatki związane ze zwrotem zleceniobiorcy kosztów używania prywatnego samochodu do wykonania zlecenia w kosztach firmy zleceniodawcy powinny być rozliczane w ramach tzw. limitu 75% wydatków.

Prywatna osobówka

Z samochodów prywatnych w działalności gospodarczej osób fizycznych najczęściej wykorzystywane są prywatne samochody osobowe przedsiębiorców. Ci z nich, którzy użytkują takie auta na potrzeby firmowe, rozliczając w kosztach podatkowych związane z tym wydatki, powinni uwzględniać ograniczenia wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Z przepisu tego wynika, że do kosztów podatkowych mogą oni zaliczać jedynie 20% poniesionych kosztów ich używania. W zakres tych kosztów wchodzą tzw. wydatki eksploatacyjne, czyli poniesione m.in. na nabycie paliw silnikowych, serwis samochodu, wymianę opon, myjnię, naprawy i części zamienne, wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy, opłaty za przejazd autostradą, badania diagnostyczne, abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie, czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu, remont powypadkowy samochodu. Limit 20% wydatków zaliczanych do kosztów w odniesieniu do omawianych samochodów ma również zastosowanie do składek na jego ubezpieczenie. Zatem, wyliczając wysokość wydatków rozliczanych w kosztach podatkowych, przedsiębiorcy uwzględniają wszystkie wydatki związane z używaniem takiego samochodu faktycznie wykorzystywanego na cele firmowe. U przedsiębiorców będących podatnikami VAT do podstawy przedmiotowego ograniczenia wchodzi ich wartość netto wraz z nieodliczonymi 50% podatku naliczonego. Dopiero od tej sumy oblicza się 20% obciążające firmowe koszty podatkowe, na co wskazuje art. 23 ust. 5a ustawy o pdof (przykład 3).

Analizując omawiane ograniczenie, nie można ominąć jeszcze jednej istotnej kwestii. Otóż przedsiębiorcy powinni pamiętać, że samo posiadanie tytułu własności samochodu osobowego nie stanowi dla osoby fizycznej upoważnienia do obciążania firmowych kosztów podatkowych 20% wydatków związanych z używaniem i ubezpieczeniem tego pojazdu. Żeby takie rozliczenie było możliwe, niezbędne jest faktyczne ponoszenie wydatków eksploatacyjnych dotyczących samochodu, który nie tylko służy jego celom osobistym, ale także celom firmowym.

Pozostałe samochody przedsiębiorcy

Gdy w firmie osoby fizycznej wykorzystywane są niebędące osobowymi prywatne samochody własne lub należące do osób trzecich, to wydatki związane z ich użytkowaniem w działalności gospodarczej nie podlegają limitowaniu. Podlegają one rozliczeniu w kosztach na zasadach ogólnych, co oznacza, że obciążają je, o ile zostały poniesione w celu uzyskania przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła ich powstawania.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.)