Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 22 (358) z dnia 20.11.2013

Ryczałt za używanie prywatnego samochodu w jazdach lokalnych za niepełny miesiąc

Na podstawie oświadczenia pracownika wypłacamy mu miesięczny ryczałt za używanie prywatnego samochodu w jazdach lokalnych. W połowie listopada 2013 r. rozwiązaliśmy z tym pracownikiem umowę o pracę. Czy w tej sytuacji za listopad powinniśmy wypłacić tylko część ryczałtu? Jak zaksięgować jego wypłatę?

Zasady zwrotu kosztów używania prywatnych samochodów dla celów służbowych

Kwestie związane ze zwrotem kosztów używania prywatnych samochodów pracowników do celów służbowych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), dalej zwanego rozporządzeniem Ministra Infrastruktury.

W myśl § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Zwrot powyższych kosztów może być rozliczany w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Jeśli zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych dokonywany jest w formie miesięcznego ryczałtu, to - zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury - ryczałt ten obliczany jest jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Należy przy tym pamiętać, iż w przypadku zwrotu pracownikowi kosztów używania w jazdach lokalnych pojazdu prywatnego w formie ryczałtu miesięcznego konieczne jest złożenie przez pracownika oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych. Należy je składać za każdy miesiąc, w którym, zgodnie z zawartą umową cywilnoprawną, był on używany. Oświadczenie to powinno zawierać:

• dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz
   
• określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także
   
• ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Opodatkowanie i oskładkowanie

Ewidencja księgowa zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych powinna się odbywać z uwzględnieniem przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwoty wypłacane pracownikowi z tego tytułu, co do zasady, stanowią bowiem przychód tej osoby ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof. Pracodawca ma więc obowiązek naliczyć, pobrać i przekazać do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy od kwoty ryczałtu. Wyjątkiem od tej zasady objęty jest jedynie zwrot takich wydatków, jeżeli obowiązek ich ponoszenia przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości m.in. miesięcznego ryczałtu pieniężnego (zob. art. 21 ust. 1 pkt 23b updof). Odnosi się to przykładowo do pracowników służby leśnej (zob. ustawę z dnia 28 września 1991 r. o lasach - Dz. U. z 2011 r. nr 12, poz. 59 ze zm.).

Zwrot pracownikowi kosztów używania samochodów prywatnych dla celów służbowych - do wysokości m.in. miesięcznego ryczałtu pieniężnego określonego w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury - nie jest natomiast uwzględniany w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego). W takim samym zakresie (tzn. do wysokości miesięcznego ryczałtu określonego w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury) nie stanowi również podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Ewidencja księgowa

Ryczałt za używanie przez pracownika prywatnego samochodu dla celów służbowych można zaksięgować następująco: